UpSafe B.V. respecteert uw privacy en behandelt persoonsgegevens zorgvuldig en in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR). Deze verklaring legt uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, hoe lang en met welke verwerkers wij samenwerken.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
UpSafe B.V., gevestigd te Walaardt Sacréstraat 437, 1117 BM Schiphol, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42045964, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via deze website (upsafe.nl) en het verhuurportaal.
Contact: info@upsafe.nl.
2. Welke gegevens verzamelen wij?
2.1 Demo-aanvraag (formulier op /demo)
- Voor- en achternaam
- Bedrijfsnaam
- Functie
- Zakelijk e-mailadres
- Telefoonnummer
- Sector
- Vrije tekst (bericht / werkzaamheden)
- Technisch: gehashte IP-adres ten behoeve van rate-limiting (geen klare IP-opslag)
2.2 Verhuurportaal
Wanneer u gebruiker bent van het portaal (medewerker UP SAFE of pilot-klant), verwerken wij naast bovenstaande:
- Inloggegevens (e-mailadres, wachtwoord-hash)
- Rol binnen het portaal (admin, planner, monteur, viewer)
- Activiteitenlogboek (welke wijzigingen wanneer door wie)
- Order- en huurhistorie van de organisatie waaraan u verbonden bent
2.3 Cookies en analytics
Zie de aparte cookieverklaring. Wij gebruiken alleen functionele cookies en, na expliciete toestemming, geanonimiseerde analytics. Geen advertentie- of trackingcookies.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
- Uitvoering overeenkomst: u in staat stellen een demo aan te vragen, een huurovereenkomst aan te gaan en gebruik te maken van het portaal.
- Gerechtvaardigd belang: commerciële opvolging van demo-aanvragen, onderhoud van klantrelaties, fraudepreventie via rate-limiting en activity-logs.
- Wettelijke verplichting: bewaarplicht administratie (7 jaar) voor facturen en contracten.
4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Demo-aanvragen die niet leiden tot klantrelatie: 24 maanden, daarna verwijderd.
- Klantgegevens en huurhistorie: zolang de relatie loopt en daarna 7 jaar (administratieve bewaarplicht).
- Activity-logs in het portaal: 24 maanden.
- Server-logs (Vercel): 7 dagen.
- Gehashte IP-adressen voor rate-limiting: 24 uur.
5. Met wie delen wij uw gegevens (verwerkers)?
Wij sluiten met al deze partijen een verwerkersovereenkomst af. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.
- Supabase Inc. (hosting database, EU-region Frankfurt). Verwerkt aanvraag- en portaaldata.
- Vercel Inc. (hosting website en portaal, EU-edge). Verwerkt server-logs.
- Microsoft 365 (Microsoft Ireland). Verwerkt e-mail van en naar info@upsafe.nl.
- Boekhoudpartij: nog nader te bepalen voor facturatie. Verwerkt naam, factuuradres, bedragen.
Wanneer een verwerker buiten de EER is gevestigd, baseren wij de doorgifte op Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie en aanvullende waarborgen.
6. Beveiliging
- HTTPS voor alle verbindingen, inclusief HSTS-preload.
- Strikte Content Security Policy en security headers (zie response-headers van upsafe.nl).
- Wachtwoorden gehasht met industriestandaarden via Supabase Auth.
- Database-toegang beperkt via Row Level Security (RLS) per rol.
- Service-keys en SMTP-credentials nooit in client-code, alleen server-side.
- IP-adressen op het demo-formulier worden gehasht (niet leesbaar opgeslagen).
7. Uw rechten
U heeft, op basis van de AVG, recht op:
- Inzage in uw gegevens
- Rectificatie als gegevens onjuist zijn
- Verwijdering (recht op vergetelheid), tenzij wettelijke bewaarplicht
- Beperking van de verwerking
- Bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
- Dataportabiliteit (export in machine-leesbaar formaat)
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming voor analytics
Stuur uw verzoek naar info@upsafe.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
8. Klacht indienen
Bent u het niet eens met onze verwerking? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze diensten of wettelijke vereisten. De actuele versie staat altijd op upsafe.nl/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief via e-mail of een banner.